办公自动化最难的通常不是连接工具，而是把人脑里默认的判断说清楚。本文以“整理会议记录并把待办交给负责人”为例，适合运营、行政、销售和小团队负责人。看完后，你能把一个模糊需求拆成输入、规则、AI 处理、人工确认、执行和留痕六个环节。
先记录一次真实人工过程
找一场已经结束的会议，按真实顺序写下：从哪里拿到文字记录；怎样判断一句话是决定还是讨论；负责人和日期缺失时怎样处理；谁负责确认；最后发到哪里。不要一开始就画理想流程，因为你省略的人工判断往往正是自动化最容易出错的地方。
定义输入、输出和完成标准
输入：脱敏会议文字、会议名称、日期、参会人名单。
输出：三句摘要、决定事项、待办、负责人、截止时间、原文依据、待确认项。
完成标准：每条待办能回到原文；没有负责人或日期时不猜测；发送前必须由会议组织者确认。
可以先做一个简单表格：
| 字段 | 示例 | 规则 |
|---|---|---|
| 待办 | 周五前提交报价草案 | 必须能找到原文依据 |
| 负责人 | 待确认 | 原文未说就不补 |
| 截止时间 | 周五 | 保留原表达，并由人确认具体日期 |
| 状态 | 待审核 | 人工确认前不发送 |
把流程拆成六段
- 触发：有人把会议记录放入指定文件夹或提交表单。
- 预处理：检查文件是否为空、会议名称是否填写、格式是否可读取。
- AI 处理：按固定要求提取摘要和待办，并返回原文依据。
- 规则检查：检查字段是否齐全，负责人是否在参会名单中，类别是否在允许范围。
- 人工确认：组织者修改并点击确认；缺失信息在这里补齐。
- 执行与留痕：确认后再写入任务系统或发送消息，并保存执行编号、时间和结果。
AI 和普通规则怎样分工
AI 适合从自然语言中概括和提取；普通规则更适合检查必填字段、名单、状态和唯一编号。不要让 AI 猜负责人、截止时间、费用、合同结论或谁有权查看内容。信息不足时统一进入“待确认”。
只依据会议原文提取决定事项和待办。每条待办必须附原文依据；没有明确负责人或截止时间时写“待确认”。不要把讨论意见写成最终决定。
先做半自动版本
第一版只生成草稿并通知组织者，不直接向全员发送。用 5～10 份脱敏历史记录测试，刻意加入没有负责人、包含否定语气和多个议题的样例。每次记录漏项、误判和人工修改。
怎么确认流程做对了
- 同一份输入重复运行，不会创建两组任务；
- 原文缺信息时，输出明确标记待确认；
- AI 失败或格式错误时，原文仍保留并能转人工；
- 人工拒绝后不会继续发送；
- 执行记录能查到哪一步失败、谁确认、最终写到哪里。
常见问题
是不是所有步骤都要用 AI？不是。字段检查、名单校验、去重和状态更新使用普通规则通常更稳定。
怎样判断是否值得自动化？记录每周次数、单次耗时、出错代价和维护成本。低频且每次差异很大的任务未必值得。
怎样避免重复发送？为每场会议和每条待办建立唯一编号，发送前检查状态，并保留已发送记录。
下一步
拿一份脱敏会议记录，用表格写出六段流程，先手动走一遍。确认每个输入、判断和输出都有来源后，再选择 n8n、Dify 或已有办公平台实现。
核验来源：n8n 官方工作流与执行记录文档、OpenAI 官方提示工程文档。实际接入前还需确认所在组织的数据和隐私政策。